Konsultin joulutarina 2019: Mitä tapahtui, kun joulupukki hurahti itseohjautuvuuteen?

Korvatunturilta kuuluu kummia! Joulupukki on päättänyt modernisoida Joulumaan ikiaikaista organisaatiota ja sen johtamista. Joulupukki on aina ollut tunnettu isällisestä johtamisestaan, mutta viime kesänä joulupukkien kesäpäivillä hän oli saanut kuulla Ruotsin joulupukilta Julgubbenilta sekä Viron joulupukilta Jouluvanalta mielenkiintoisia asioita itseohjautuvuuden hyödyistä jouluverstaiden toiminnassa. He kehottivat häntäkin astumaan moderniin maailmaan muuttamalla Joulumaan itseohjautuvaksi organisaatioksi. Näistä inspiroivista keskusteluista rohkaistuneena, ja huolimatta Venäjän jälkibrezneviläiseen aikaan jämähtäneen Pakkasukon varoituksista, päätti Joulupukki alkaa suunnitella itseohjautuvuuteen siirtymistä Joulumaan tonttuorganisaatiossa.

”Joulumaan johtoryhmässä johtajatonttujen muutosvastarinta oli hyvin vahva”

Alku ei kuitenkaan näyttänyt hyvältä. Ikiaikaisen organisaation muuttaminen moderniksi ei kuitenkaan ole niitä helpoimpia tehtäviä. Kun Joulupukki esitti ensimmäisen kerran ideansa itseohjautuvuudesta Joulumaan johtoryhmässä, johtajatonttujen muutosvastarinta oli hyvin vahva. Etenkin mestaritonttu Tomera piti itseohjautuvuutta tuhoon johtavana ajatuksena sekä pelkkänä pian ohimenevänä muotitrendinä. Hänen vahvimmat argumenttinsa perustuivat hänen tietoihinsa itseohjautuvuuden epäonnistumisista tai ainakin vesittymisistä erityisesti monissa julkisen hallinnon organisaatioissa, kuten kunnissa ja kuntayhtymissä, joissa itseohjautuvuutta käytetään usein eräänlaisena trendikkäänä siirtymisenä ”moderniin” toimintakulttuuriin. Tomeran mukaan hänen vakoilijatonttunsa ovat jopa nähneet näiden organisaatioiden johtajien työntävän mielellään vastuuta alaspäin organisaatioissa toimiviin tiimeihin ja työryhmiin antamatta kuitenkaan samalla riittävästi todellista valtaa näille tiimeille. Vallan ja vastuun tasapaino ei siis toimi. Tästä huolimatta nämä johtajat edellyttävät tiimien jäsenien sitoutumista itseohjautuvuuteen kuitenkaan itse osallistumatta mitenkään toimintaan. Tähän ”epäilevien Tuomaiden” joukkoon liittyi myös mestaritonttu Ponteva. Hänen mukaansa ikiaikaisen Joulumaan tonttuorganisaation muuttaminen Joulupukin isälliseen johtamiseen tottuneesta kulttuurista itseohjautuvuuteen on täysin mahdoton ajatus. Hänen mukaansa koko ajatus on naurettava. Ponteva epäili jopa siten, että miten he voivat luottaa tonttujen, etenkin nuorten W-sukupolveen kuuluvien 70 -100-vuotiaiden tonttujen riittävään, vastuuntuntoon ja motivaatioon toimia itseohjautuvissa tiimeissä. Hänen mielestään nämä nuoret teinitontut ovat vielä aivan liian lapsellisia ja jopa kurittomia ymmärtämään niinkin ison asian kuin itseohjautuvuuden edellytyksiä. Tähän mestaritonttu Pontevan vahvaan mielipiteeseen tosin esitti tiukan vastalauseen johtoryhmässä juuri näitä nuorempia tonttuja edustava jäsen tonttu Vilkastus. Vilkastuksen mielestä nuoret tontut ovat vanhempia tonttuja huomattavasti suopeammin tulevaisuuteen ja muutoksin suhtautuvia. Hänen mielestään vanhemmat tontut ovat enemmänkin uudistusten jääräpäisiä jarruttajia kuin niihin myönteisesti suhtautuvia.

”Itseohjautuvuus parhaimmillaan parantaa organisaatioiden tuottavuutta, lisää työn mielekkyyttä sekä vaikuttaa myönteisesti työtyytyväisyyteen”

Näin ”soppa” alkoi olla valmis ja johtoryhmän jäsenet alkoivat korottaa äänenpainojaan. Jopa Joulumuorikin näytti merkkejä hermostumisesta. Tämän vuoksi ennen kuin johtoryhmässä keskustelu suuntautui liiaksi sivuraiteille, päätti Joulupukki puhaltaa pelin poikki. Isällisesti hän rauhoitti kiihtyneen keskustelun sekä kehotti kaikkia johtoryhmän jäseniä suhtautumaan aiheeseen asiallisesti ja kiihkottomasti. ”Voi, voi, mitenköhän tästä selvitään?” ajatteli Joulupukki. Sitten hän kuin salamana taivaalta muisti mainion konsultin Esa Lehtisen hienon kirjoituksen itseohjautuvuuden karikoista ja niiden välttämisestä. Tämän artikkelin hän oli juuri jokin aikaa sitten onnistunut löytämään netistä. Tästä kirjoituksesta rohkaistuneena hän sanoikin johtoryhmänsä jäsenille, että ajatusta itseohjautuvuudesta kannattaa kuitenkin harkita, sillä monien tutkimusten ja modernien ajattelijoiden mukaan itseohjautuvuus parhaimmillaan parantaa organisaatioiden tuottavuutta, lisää työn mielekkyyttä sekä vaikuttaa myönteisesti työtyytyväisyyteen. Tärkeintä hänen mukaansa on se, että itseohjautuvuuteen siirtyminen tapahtuu suunnitellusti sekä koko organisaation henkilöstön sitoutuessa kokonaisvaltaisesti muutokseen. Näiden painavien ja vakuuttavien sanojen jälkeen johtoryhmässä ilmapiiri alkoi muuttua suopeammaksi itseohjautuvuuteen. Jotta Joulumaan organisaatiomuutos tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti ja kivuttomasti, päätettiin asia valmistella mahdollisimman hyvin. Joulupukin johdolla johtoryhmässä laadittiinkin kuusiportainen ohjelma itseohjautuvuuteen siirtymiseen.

Ensimmäisessä vaiheessa johtoryhmässä pohdittiin itseohjautuvuuden lähtökohtia ja perusteita lähtien liikkeelle oman organisaation tarpeista. Keskustelussa tuli esiin selkeästi se, että työn hektisyyden ja kausiluonteisuuden takia päätökset ovat järkevämpää ja nopeammin tehtävissä, kun ne tehdään mahdollisimman lähellä työntekijätonttuja itseään. Lisäksi oma-aloitteista tiimiytymistä oli jo tapahtunut monissa Joulumaan organisaation osissa. Esimerkiksi Joulumaan logistiikkaosastolla toimii erittäin tehokkaita tiimejä, jotka huolehtivat hyvin itseohjautuvasti porojen ja muiden logististen välineiden huollot sekä rakentavat järkevän ohjelman ja aikataulutuksen Joulupukin kiireiseen työrupeamaan jouluyöhön. Johtoryhmässä todettiinkin, että tällaiset spontaanit tiimit olivat erittäin tehokkaita, koska heillä on olemassa selkeät suoritushaasteet, joihin tiimien tonttujäsenet pyrkivät itse yhdessä löytämään hyviä ratkaisuja.

”Pyritään mahdollisimman avoimesti puhumaan ja keskustelemaan tiimityöstä ja itseohjautuvuudesta”

Toiseksi, muutosvastarinnan pienentämiseksi sekä tiimimyönteisyyden luomiseksi päätettiin rakentaa selkeä suunnitelma siitä, miten itseohjautuvuutta tuodaan esille Joulumaan organisaatiossa. Tästä tehtävästä päävastuu päätettiin antaa Joulumuorin vetämälle henkilöstöosastolle. Tärkeimpinä asioina päätettiin jakaa informaatiota Joulumaan intrassa, radiossa ja televisiossa itseohjautuvuudesta, valmentaa organisaation avainhenkilöitä toimimaan sisäisinä tiimikonsultteina ja tukihenkilöinä sekä järjestää organisaation eri osastoilla keskustelu- ja infotilaisuuksia, joissa pyritään kuuntelemaan henkilöstön ajatuksia ja myös mahdollista kritiikkiä itseohjautuvuuden haasteista. Ylipäänsä johtoryhmässä oltiin yksimielisiä siitä, että Joulumaassa pyritään mahdollisimman avoimesti puhumaan ja keskustelemaan tiimityöstä ja itseohjautuvuudesta. Joulupukkikin korosti puheissaan paljon sitä, että avoimuus luo sitä tärkeää luottamusta, mikä on ehdoton edellytys itseohjautuvan organisaation luomiseksi.

”On tärkeää muistaa ja hyväksyä, että itseohjautuvassa tiimiorganisaatiossa tiimit voivat olla eriasteisia”

Kun sitten itseohjautuvuuden ja tiimiorganisaation luomisen yleiset periaatteet ovat kunnossa ja itseohjautuvuuden pohja on luotu, voidaan siirtyä rakentamaan toiminnallisia tiimejä. Kuten jo aikaisemmin kerroin, Joulumaassa osa tiimeistä oli jo luonnollisen kehityksen ja vahvan yhteisen suoritushaasteen kautta syntynyt luonnostaan. Osa tiimeistä syntyi kuitenkin vasta siirryttäessä itseohjautuvuuteen. Nämä tiimit pyrittiin rakentamaan mahdollisimman toiminnallisiksi. Itseohjautuvissa tiimiorganisaatioissa on tärkeää muistaa ja hyväksyä, että tiimit voivat olla eriasteisia. Osassa tiimejä ollaan jo pitkällä itseohjautuvuudessa, osan ollessa vasta kehitysasteella. Lisäksi on myös työtehtäviä, joita ei voi tehdä tiimityönä. Kolmantena portaana itseohjautuvaan tiimiorganisaatioon on se, että jokaisessa tiimissä luodaan tiimille mielekäs päämäärä. Neljäntenä vaiheena sitten tiimeissä päätetään näiden päämäärien toteutumista tukevat yhteiset tavoitteet. Näiden päämäärien ja tavoitteiden aikaansaaminen edellyttävät tietenkin sitä, että henkilöstö on ymmärtänyt ja sisäistänyt Joulumaan vision, strategian ja tavoitteet. Joulumaan visiona on ”viedä joulun iloa ja sanomaa kaikkiin koteihin mahdollisimman kustannus- ja aikatehokkaasti”. Esimerkiksi Joulumaan pipariosaston päämääränä on ”valmistaa ja jakaa piparia jokaiseen kotiin laadusta tinkimättä”. Osaston tavoitteet liittyvät sitten tuon päämäärän käytännön toteuttamiseen.

Viidentenä portaana on sitten valta- ja vastuusuhteista sopiminen niin tonttutiimin ja tiimitoiminnan esimiehen välillä kuin myös tiimin sisällä. Joulupukki oli liiankin valmis delegoimaan omaa valtaansa ja vastuitaan nuoremmilleen ja itseohjautuville tiimeille vaikka kuinka paljon, mutta hänelle Joulumuori tiukasti huomautti, että hänen on joka tapauksessa ylimpänä johtajana kannettava lopullinen vastuu tiimitoiminnasta. Hieman yllättyneenä muorin tiukoista sanoista, Joulupukki lupasikin kantaa oman osansa vastuusta. Lisäksi vaikka Joulupukin sanaan voi hyvin luottaa, oli hän valmis tekemään tiimisopimukset myös kirjallisina tiimien kanssa. Näin kuka tahansa voi varmistaa jälkeenpäin, mitä on yhdessä sovittu. Tiimien sisäiset valta- ja vastuusuhteet on hyvä myös selventää. Itseohjautuvissa tiimeissä ei ole varsinaisia esimiehiä. Näin mahdollinen tiimiesimies on tiimissä toimiessaan yksi jäsen muiden joukossa. Tämän takia, sekä myös vapaamatkustamisen estämiseksi, tiimien jäsenillä pitää olla selkeä kuva siitä, mitä valta ja vastuu merkitsevät tiimissä.

”Tärkeintä kuitenkin on se, että kaikki löytävät omaa toimintaansa parhaiten tukevat toimintamallit ja pelisäännöt”

Kuudentena portaana tiimiorganisaatioon siirtymisessä on se, että kukin tiimi luo omalle toiminnalleen yksilöllisen ja tarkoituksellisen toimintamallin sekä omat tiimin tarpeita vastaavat pelisäännöt. Joulumaassa esimerkiksi it-osaston nörttitontut ja nukkeosaston ompelijatontut toimivat hyvin erilaisissa toimintaympäristöissä. Tämän vuoksi näiden osastojen toimintamallit ovat varsin erilaisia. Samoin tiimien toimintaa ja jäsenten käyttäytymistä ohjaavat pelisäännöt voivat olla hyvinkin erityyppisiä eri tiimeissä. Tärkeintä kuitenkin on se, että kaikki löytävät omaa toimintaansa parhaiten tukevat toimintamallit ja pelisäännöt.

Näin siis on mahdollista saada ikiaikainen ja perinteinen organisaatio muutettua moderniksi itseohjautuvuuden periaatteilla toimivaksi organisaatioksi. Se edellyttää vahvaa johtajuutta, itseohjautuvuuden rakentamista oman organisaation lähtökohtiin tukeutuen, kärsivällisyyttä, hyvää suunnittelua, avointa tiedotus- ja keskustelukulttuuria sekä ennen kaikkea motivoitunutta henkilöstöä sekä omalla esimerkillään mallia näyttävää johtoa. Eli kun jouluna kohtaatte Joulupukin lahjanjakomatkallaan, muistakaa, että hän omalla persoonallaan ja vahvalla johtajuudellaan on edesauttanut suuren muutoksen luomisessa Joulumaan organisaatiossa. Tämä muutos taas on pohjana siinä, että yhä useammat kiltit lapset, puhumattakaan heidän vanhemmistaan, saavat joululahjoiksi entistä laadukkaampia ja toivotumpia lahjoja. Muistakaa siis kiittää Joulupukkia hänen avarakatseisuudestaan ja moderneista ajatuksistaan hänen kehittäessä omaa organisaatioonsa yhä suurempaan kukoistukseensa. Näin myös kaikki kiltit lapset hyötyvät hänen työstään kehittää omaa tonttuorganisaatiotaan 2020-luvulle

Hyvää Joulua ja entistä parempaa Uutta Vuotta 2020!

Esa Lehtinen

Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse: esa.lehtinen@kec.fi

Jätä kommentti

css.php