Konsultin joulusatu 2020: Tarina siitä, kun joulupukki hurahti itseohjautuvuuteen 2.0

(Kirjoitus perustuu esitykseeni Toivon tuki-hyväntekeväisyyswebinaarissa 26.11.2020)

Hei Olen konsulttitonttu Esa ja kerron teille nyt jouluisen tarinan Joulupukista ja mitä tapahtui, kun eräänä päivänä Joulupukki hurahti itseohjautuvuuteen.

Joulupukki on keski-ikäinen (noin 500-vuotias), keskiketterä ja koronatestattu vanha ukko. Iästään huolimatta Joulupukki on monella tavalla hyvin nykyaikainen ukkeli. Nytkin hän on saanut päähänsä, että Joulumaa-korporaation ikiaikaista organisaatiota ja sen johtamista pitää modernisoida. Vuosien aikana Joulupukki on käynyt incognitona lukuisissa työyhteisöjen ja johtamisen kehittämistä edistävissä tapahtumissa ja seminaareissa, kuten esimerkiksi keväisin järjestettävässä mainioissa Work Goes Happy-tapahtumissa. Joulupukki itse on aina ollut tunnettu isällisestä johtamisestaan, mutta viime kesänä vuotuisilla pukkineuvoston kesäpäivillä hän oli saanut kuulla Ruotsin joulupukilta Julgubbenilta sekä Viron joulupukilta Jouluvanalta mielenkiintoisia asioita ja hyviä vinkkejä itseohjautuvuuden hyödyistä jouluverstaiden toimintaan. He kehottivat häntäkin astumaan moderniin maailmaan tuomalla Joulumaahan nykyaikaisia vaikutteita ja muuttamalla Joulumaan organisaatio pitkälle itseohjautuvaksi. Näistä inspiroivista keskusteluista rohkaistuneena, ja huolimatta Venäjän jälkibrezneviläiseen aikaan jämähtäneen Pakkasukon varoituksista, innostui Joulupukki ajatuksesta itseohjautuvuudesta sekä alkoi pohtia mahdollisuuksia itseohjautuvuuteen siirtymisestä Joulumaan tonttuorganisaatiossa.

”Joulumaan johtoryhmässä johtajatonttujen muutosvastarinta oli hyvin vahva”

Niin kuin saduissa, ja miksei myös tosielämässä yleensä, alku ei näyttänyt hyvältä. Joulumaan ikiaikaisen organisaation muuttaminen moderniksi ei kuitenkaan ole niitä helpoimpia tehtäviä. Kun Joulupukki esitti ensimmäisen kerran ideansa itseohjautuvuudesta Joulumaan johtoryhmässä, johtajatonttujen muutosvastarinta oli hyvin vahva. Etenkin mestaritonttu Tomera vastusti ajatusta itseohjautuvuudesta voimakkaasti.

”Itseohjautuvuus on tuhoon johtava ajatus sekä pelkkä pian ohimenevänä muotitrendi!” vaahtosi Tomera. ”Minä tiedän, että itseohjautuvuus on epäonnistunut tai ainakin vahvasti vesittynyt erityisesti monissa julkisen hallinnon organisaatioissa, kuten kunnissa ja kuntayhtymissä. Itseohjautuvuus on niissä usein olevinaan eräänlainen trendikäs siirtyminen ”moderniin” toimintakulttuuriin. Ja sehän ei toimi näin!” Sitten Tomera kaiken vakuudeksi vielä totesi: ”Vakoilijatonttuni ovat jopa nähneet näiden organisaatioiden johtajien työntävän mielellään vastuuta alaspäin organisaatioissa toimiviin tiimeihin ja työryhmiin antamatta kuitenkaan samalla riittävästi todellista valtaa näille tiimeille. Vallan ja vastuun tasapaino ei siis toimi. Tästä huolimatta nämä johtajat edellyttävät tiimien jäsenien sitoutumista itseohjautuvuuteen kuitenkaan itse osallistumatta mitenkään toimintaan. Mitäs tällainen itseohjautuvuus muka on!”

Tähän ”epäilevien Tuomaiden” joukkoon liittyi myös mestaritonttu Ponteva. Hän lausahti: Ikiaikaisen Joulumaan tonttuorganisaation muuttaminen Joulupukin isälliseen johtamiseen tottuneesta kulttuurista itseohjautuvuuteen on täysin mahdoton ajatus. Itse asiassa koko ajatus on naurettava!” Sitten Ponteva vielä jatkoi: ”Miten me muka voimme luottaa tonttujen, etenkin nuorten W-sukupolveen kuuluvien 70 -100-vuotiaiden tonttujen riittävään, vastuuntuntoon ja motivaatioon toimia itseohjautuvissa tiimeissä? Nämä nuoret teinitontut ovat vielä aivan liian lapsellisia ja jopa kurittomia ymmärtämään niinkin ison asian kuin itseohjautuvuuden edellytyksiä!”

Tähän mestaritonttu Pontevan vahvaan mielipiteeseen tosin esitti tiukan vastalauseen johtoryhmässä juuri näitä nuorempia tonttuja edustava jäsen noviisitonttu Vilkastus. ”Me nuoremmat tontut olemme teitä vanhempia tonttuja huomattavasti suopeammin tulevaisuuteen ja muutoksin suhtautuvia!” huusi hän hieman tuohtuneena ”Te vanhat pierut olette enemmänkin kaikkien uudistusten jääräpäisiä jarruttajia kuin niihin myönteisesti suhtautuvia.”

”Itseohjautuvuus parhaimmillaan parantaa organisaatioiden tuottavuutta, lisää työn mielekkyyttä sekä vaikuttaa myönteisesti työtyytyväisyyteen”

Näin ”soppa” alkoi olla valmis ja monet muutkin tontut johtoryhmässä alkoivat korottaa äänenpainojaan. Jopa Joulumuorikin näytti merkkejä hermostumisesta. Tämän vuoksi ennen kuin johtoryhmässä keskustelu suuntautui liiaksi sivuraiteille, päätti Joulupukki puhaltaa pelin poikki. Isällisesti hän rauhoitti kiihtyneen keskustelun sekä kehotti kaikkia johtoryhmän jäseniä suhtautumaan aiheeseen asiallisesti ja kiihkottomasti. ”Voi, voi, mitenköhän tästä selvitään?” ajatteli Joulupukki. Sitten hän kuin salamana taivaalta muisti mainion konsultin Esa Lehtisen hienon kirjoituksen itseohjautuvuuden karikoista ja niiden välttämisestä. Tämän artikkelin hän oli juuri jokin aikaa sitten onnistunut löytämään netistä. Tästä kirjoituksesta rohkaistuneena hän sanoikin johtoryhmänsä jäsenille, että ajatusta itseohjautuvuudesta kannattaa kuitenkin harkita, sillä monien tutkimusten ja modernien ajattelijoiden mukaan itseohjautuvuus parhaimmillaan parantaa organisaatioiden tuottavuutta, lisää työn mielekkyyttä sekä vaikuttaa myönteisesti työtyytyväisyyteen. Tärkeintä hänen mukaansa on se, että itseohjautuvuuteen siirtyminen tapahtuu suunnitellusti sekä koko organisaation henkilöstön sitoutuessa kokonaisvaltaisesti muutokseen. Näiden painavien ja vakuuttavien sanojen jälkeen johtoryhmässä keskustelu rauhoittui ja ilmapiiri alkoi muuttua suopeammaksi itseohjautuvuuteen. Jotta Joulumaan organisaatiomuutos tapahtuisi mahdollisimman tehokkaasti ja kivuttomasti, päätettiin asia valmistella mahdollisimman hyvin. Joulupukin johdolla johtoryhmässä laadittiinkin kuusiportainen ohjelma itseohjautuvuuteen siirtymiseen.

Ensimmäisessä vaiheessa tärkeää on se, että johtoryhmän pitää keskenään pohtia itseohjautuvuuden perusajatuksia ja toiminnan perusteita lähtien liikkeelle Joulumaan omista tarpeista. Keskustelussa tuli esiin selkeästi se, että työn hektisyyden ja kausiluonteisuuden takia päätökset ovat järkevämpää ja nopeammin tehtävissä, kun ne tehdään mahdollisimman lähellä työntekijätonttuja itseään. Lisäksi oma-aloitteista tiimiytymistä oli jo tapahtunut monissa Joulumaan organisaation osissa. Esimerkiksi Joulumaan logistiikkaosastolla toimii erittäin tehokkaita tiimejä, jotka huolehtivat hyvin itseohjautuvasti porojen ja muiden logististen välineiden huollot. Nämä tiimit ovat rakentaneet Joulupukin kiireistä työrupeamaa ajatellen jouluyön mahdollisimman jouhevaa toimintaa ajatellen selkeän suunnitelman, ohjelman ja aikataulutuksen. Johtoryhmässä todettiinkin, että tällaiset spontaanit tiimit olivat erittäin tehokkaita, koska heillä on olemassa selkeät suoritushaasteet, joihin tiimien tonttujäsenet pyrkivät itse yhdessä löytämään hyviä ratkaisuja.

”Pyritään mahdollisimman avoimesti puhumaan ja keskustelemaan tiimityöstä ja itseohjautuvuudesta”

Kun tämä toiminnan perusta oli ensin saatu selville, ohjelman toisessa vaiheessa päätettiin muutosvastarinnan pienentämiseksi sekä tiimimyönteisyyden luomiseksi rakentaa selkeä suunnitelma siitä, miten itseohjautuvuutta tuodaan esille Joulumaan organisaatiossa. Tästä tehtävästä päävastuu päätettiin antaa Joulumuorin vetämälle henkilöstöosastolle. Tärkeimpinä asioina päätettiin jakaa informaatiota Joulumaan intrassa, radiossa ja televisiossa itseohjautuvuudesta, valmentaa organisaation avainhenkilöitä toimimaan sisäisinä tiimikonsultteina ja tukihenkilöinä sekä järjestää organisaation eri osastoilla keskustelu- ja infotilaisuuksia, joissa pyritään kuuntelemaan henkilöstön ajatuksia ja myös mahdollista kritiikkiä itseohjautuvuuden haasteista. Ylipäänsä johtoryhmässä oltiin yksimielisiä siitä, että Joulumaassa pyritään mahdollisimman avoimesti puhumaan ja keskustelemaan tiimityöstä ja itseohjautuvuudesta. Joulupukkikin korosti puheissaan paljon sitä, että avoimuus luo sitä tärkeää luottamusta, mikä on ehdoton edellytys itseohjautuvan organisaation luomiseksi.

”On tärkeää muistaa ja hyväksyä, että itseohjautuvassa tiimiorganisaatiossa tiimit voivat olla eriasteisia”

Kun sitten itseohjautuvuuden ja tiimiorganisaation luomisen yleiset periaatteet ovat henkilöstölle selvät, liiallinen muutosvastarinta on taklattu ja itseohjautuvuuden pohja on luotu, voidaan siirtyä rakentamaan toiminnallisia tiimejä. Kuten jo aikaisemmin kerroin, Joulumaassa osa tiimeistä oli jo luonnollisen kehityksen ja vahvan yhteisen suoritushaasteen kautta syntynyt luonnostaan. Osa tiimeistä syntyi kuitenkin vasta siirryttäessä itseohjautuvuuteen. Nämä tiimit pyrittiin rakentamaan mahdollisimman toiminnallisiksi. Itseohjautuvissa tiimiorganisaatioissa on tärkeää muistaa ja hyväksyä, että tiimit voivat olla eriasteisia. Osassa tiimejä ollaan jo pitkällä itseohjautuvuudessa, osan ollessa vasta kehitysasteella. Lisäksi pitää muistaa, että on olemassa myös työtehtäviä, joita ei voi tehdä tiimeissä. Kolmantena portaana siirtymisessä itseohjautuvaan tiimiorganisaatioon on se, että jokaisessa tiimissä luodaan tiimille mielekäs päämäärä. Sen jälkeen neljäntenä vaiheena tiimeissä päätetään näiden päämäärien toteutumista tukevat yhteiset tavoitteet. Näiden päämäärien ja tavoitteiden aikaansaaminen edellyttävät tietenkin sitä, että henkilöstö on ymmärtänyt ja sisäistänyt Joulumaan vision, strategian ja tavoitteet. Joulumaan visiona on ”vahvistaa Joulumaan asemaa joulupukkipalveluiden kustannus- ja aikatehokkaimpana jouluiloa ja asiakastyytyväisyyttä luovana palvelukonseptina”. Esimerkiksi Joulumaan pipariosaston päämääränä on ”valmistaa ja jakaa piparia jokaiseen kotiin laadusta tinkimättä”. Näin osaston tavoitteet liittyvät sitten erittäin hyvin tuon koko organisaation vision käytännön toteuttamiseen.

Viidentenä portaana on valta- ja vastuusuhteista sopiminen niin tonttutiimin ja tiimitoiminnan esimiehen välillä kuin myös tiimin sisällä. Joulupukki oli liiankin valmis delegoimaan omaa valtaansa ja vastuitaan itseohjautuville tiimeille vaikka kuinka paljon, mutta tällöin Joulumuori tiukasti huomautti hänelle, että Joulupukin on joka tapauksessa ylimpänä johtajana kannettava lopullinen vastuu tiimitoiminnasta. Hieman yllättyneenä muorin tiukoista sanoista, Joulupukki lupasikin kantaa oman osansa vastuusta. Lisäksi vaikka kaikki tietävät, että Joulupukin sanaan voi hyvin luottaa, oli hän valmis tekemään tiimisopimukset myös kirjallisina tiimien kanssa. Näin kuka tahansa voi varmistaa jälkeenpäin, mitä on yhdessä sovittu. Tiimien sisäiset valta- ja vastuusuhteet on hyvä myös selventää. Tämä on tärkeää mm. siksi, että itseohjautuvissa tiimeissä ei ole varsinaisia esimiehiä. Näin mahdollinen tiimiesimies on tiimissä toimiessaan yksi jäsen muiden joukossa. Tämän takia, sekä tietenkin myös vapaamatkustamisen estämiseksi, tiimien jäsenillä pitää olla selkeä kuva siitä, mitä valta ja vastuu merkitsevät tiimissä.

”Tärkeintä kuitenkin on se, että kaikki löytävät omaa toimintaansa parhaiten tukevat toimintamallit ja pelisäännöt”

Kuudentena portaana tiimiorganisaatioon siirtymisessä on se, että kukin tiimi luo omalle toiminnalleen yksilöllisen ja tarkoituksellisen toimintamallin sekä rakentaa omat tiimin tarpeita vastaavat pelisäännöt. Joulumaassa esimerkiksi it-osaston nörttitontut ja nukkeosaston ompelijatontut toimivat hyvin erilaisissa toimintaympäristöissä. Tämän vuoksi näiden osastojen toimintamallit ovat varsin erilaisia. Samoin tiimien toimintaa ja jäsenten käyttäytymistä ohjaavat pelisäännöt voivat olla hyvinkin erityyppisiä eri tiimeissä. Tärkeintä kuitenkin on se, että kaikki löytävät omaa toimintaansa parhaiten tukevat toimintamallit ja pelisäännöt.

Joka sadulla on oltava joku opetus. Mikä siis on tämän tarina pääsanoma? Ehkä tämän tarinan ytimenä on ajatus siitä, että myöskin ikiaikainen ja vanhoilliset perinteet omaava organisaatio on mahdollista muuttaa moderniksi itseohjautuvuuden periaatteilla toimivaksi organisaatioksi. Työ ehkä ei ole helppo, mutta siinä on kuitenkin mahdollisuus onnistua. Se edellyttää vahvaa johtajuutta, itseohjautuvuuden rakentamista oman organisaation lähtökohtiin tukeutuen, kärsivällisyyttä, hyvää suunnittelua, avointa tiedotus- ja keskustelukulttuuria sekä ennen kaikkea motivoitunutta henkilöstöä sekä omalla esimerkillään mallia näyttävää johtoa. Eli kun nyt jouluna kohtaatte Joulupukin lahjanjakomatkallaan, muistakaa, että hän omalla persoonallaan ja vahvalla johtajuudellaan on edesauttanut suuren muutoksen luomisessa Joulumaan organisaatiossa. Tämä muutos taas on pohjana siinä, että yhä useammat kiltit lapset, puhumattakaan heidän vanhemmistaan, saavat joululahjoiksi entistä laadukkaampia ja toivotumpia lahjoja. Muistakaa siis kiittää Joulupukkia hänen avarakatseisuudestaan ja moderneista ajatuksistaan hänen pyrkiessä kehittämään omaa organisaatioonsa yhä suurempaan kukoistukseensa. Tämän työn vaikutukset näkyvät myös jouluna. Näin kaikki kiltit lapset hyötyvät hänen missiostaan kehittää omaa tonttuorganisaatiotaan 2020-luvulle

Siis Hyvää Joulua ja entistä parempaa Uutta Vuotta 2021 kaikille blogini lukijoille!

Esa Lehtinen

Tarvittaessa olen valmis pitämään innostavia teemaluentoja erilaisissa organisaatioissa niin johtajuudesta, johtamisen eri alueista kuin myös työyhteisöjen toiminnan kehittämisestä. Näitä luentoja on mahdollista pitää myös etäluentoina. Yhteyttä minuun voi ottaa joko puhelimitse: 0500-699818 tai sähköpostitse: esa.lehtinen@kec.fi

Jätä kommentti

css.php